Cambiar de asesoría es como cambiar de banco: nadie quiere hacerlo y por eso muchas empresas y autónomos siguen años con un servicio que no les convence. La realidad es que el proceso es más sencillo de lo que parece y, hecho con orden, no tiene por qué interrumpir ni un solo trimestre ni una sola nómina. Te lo explicamos paso a paso.
¿Cuándo merece la pena cambiar?
Algunos síntomas claros de que tu asesoría actual ya no te encaja:
- No te avisan de plazos hasta el último día (o se te pasan).
- Tardan días en responder un email o un mensaje.
- Se limitan a presentar modelos, sin proponer planificación fiscal ni alertarte de oportunidades.
- Has crecido y notas que ya no se adaptan a tu nueva complejidad.
- Has tenido errores en declaraciones que han generado requerimientos o sanciones.
- El coste no se corresponde con el servicio que recibes.
Paso 1: prepara el terreno antes de comunicar el cambio
Antes de avisar a tu asesoría saliente, contacta con la nueva y deja todo claro: precio, alcance del servicio, fecha de inicio, cómo se hará el traspaso. La nueva asesoría te indicará exactamente qué documentación necesitas conseguir.
Habla también de la fecha de corte ideal. Lo más limpio es coincidir con un cierre trimestral (1 de enero, 1 de abril, 1 de julio o 1 de octubre): la asesoría saliente termina su último trimestre y la nueva empieza el siguiente desde cero.
Paso 2: solicita la documentación a tu asesoría saliente
Aquí está la lista mínima de cosas que tu asesoría actual tiene que entregarte:
Si eres autónomo
- Copias de los modelos presentados durante los ejercicios no prescritos fiscalmente (130, 303, 100, 390, 347, 190…), y cualquier otro que pueda tener efectos en ejercicios abiertos.
- Libros de ingresos y gastos del ejercicio en curso y de los ejercicios no prescritos; conserva también los soportes contables y mercantiles que tengan plazo de conservación de seis años.
- Facturas emitidas y recibidas (digitalizadas o físicas).
- Justificantes de cuotas de Seguridad Social.
Si eres sociedad
- Cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil de los últimos ejercicios.
- Libros obligatorios legalizados: Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Además, conviene solicitar Mayor, balances, sumas y saldos y demás auxiliares contables.
- Libro registro de socios o accionistas.
- Actas del Consejo y de la Junta.
- Copias de modelos: 200 (Sociedades), 303, 390, 347, 190, 111, 115, 232…
- Toda la facturación y justificantes contables.
Si tienes trabajadores
- Contratos de los trabajadores.
- Nóminas y resúmenes anuales.
- RLC y RNT —antiguos TC1/TC2—, junto con justificantes y certificados de cotización.
- Documentos de altas, bajas y modificaciones en Seguridad Social.
La documentación fiscal, contable y laboral del cliente debe quedar a disposición del cliente para que pueda cumplir sus obligaciones de conservación y defensa ante comprobaciones. Conviene distinguir entre la documentación que el cliente debe poder obtener y los soportes internos propios del asesor, que pueden permanecer en su poder. Si surge cualquier discrepancia, lo razonable es plantear la solicitud por escrito.
Paso 3: revoca el apoderamiento de la asesoría anterior
Si tu asesoría actual te representa ante la AEAT, tiene un apoderamiento electrónico en su nombre. Hay que revocarlo:
- Entras en la Sede Electrónica de la AEAT con tu certificado digital.
- Vas a "Apoderar y revocar apoderamiento".
- Localizas el apoderamiento de tu antigua asesoría y lo revocas.
- Otorgas un nuevo apoderamiento a tu nueva asesoría con los trámites que quieras delegarle (presentación de modelos, recepción de notificaciones, contestación a requerimientos…).
Lo mismo si hay representación ante la Seguridad Social (Sistema RED) o ante el SEPE: hay que cambiar al representante autorizado.
Paso 4: cambia los datos bancarios para domiciliaciones
Si tu asesoría actual tiene domiciliados los pagos de modelos o cobra honorarios mediante recibo, comunica el nuevo escenario a tu banco y a la nueva asesoría. Es buen momento para revisar qué cargos tenías activos y depurar lo que no proceda.
Paso 5: confirma con tu nueva asesoría el calendario inicial
Antes de cerrar el cambio, asegúrate de que la nueva asesoría tiene claro:
- Qué modelos te corresponde presentar y cuándo es el próximo.
- Qué notificaciones tiene pendientes de respuesta tu antigua asesoría (si hay alguna abierta).
- Qué obligaciones recurrentes asume (mensuales, trimestrales, anuales).
- Qué canal de comunicación vais a usar (email, WhatsApp, portal de cliente).
Cuánto tarda el cambio
Realísticamente:
- 1 a 3 días: contacto inicial, presupuesto y acuerdo con la nueva asesoría.
- 3 a 7 días: la asesoría saliente prepara y entrega la documentación.
- 1 día: revocaciones y nuevos apoderamientos.
- 1 a 2 semanas: análisis de la documentación por parte de la nueva asesoría e integración en sus sistemas.
En total, de 2 a 4 semanas sin que nada se interrumpa, si se planifica con antelación. Si te dejas el cambio para la víspera de un trimestre, será más estresante (no imposible, pero más estresante).
Errores frecuentes que cuestan dinero
- Cambiar a mitad de trimestre sin avisar de en qué momento se hace el corte. Ambas asesorías pueden acabar pisándose o, peor, ninguna se ocupa del trimestre.
- No revocar el apoderamiento electrónico. La asesoría anterior sigue recibiendo tus notificaciones y, si no las reenvía, puedes perder plazos.
- No pedir copia de los libros oficiales. Sin ellos, la nueva asesoría parte de cero y reconstruir el histórico es lento y caro.
- Olvidar la facturación electrónica: si emites o recibes facturas a través de un sistema (FACe, VERI*FACTU o un proveedor de facturación), revisa usuarios, certificados, credenciales y operador. La nueva asesoría debe operar con un SIF adaptado al RRSIF, con declaración responsable del productor cuando resulte aplicable.
- No despedirte por escrito: deja constancia escrita (email basta) de la fecha en que se termina la relación con la asesoría saliente. Cierra el contrato si lo había.
En ESECE nos encargamos del traspaso completo cuando un nuevo cliente nos llega desde otra asesoría: solicitamos la documentación, hacemos el cambio de apoderamiento, revisamos lo presentado por la asesoría anterior y dejamos todo al día. Coordinamos el traspaso, solicitamos la documentación, revisamos autorizaciones y dejamos un calendario inicial claro, reduciendo al mínimo tu dedicación.