Nuevas obligaciones de información laboral desde el 5 de octubre de 2026: qué deben hacer las empresas

El 15 de septiembre de 2026 el BOE publicó el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, que desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores y transpone, de forma parcial y con cuatro años de retraso, la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. Entra en vigor el 5 de octubre de 2026, sustituye al Real Decreto 1659/1998 y amplía bastante la información que la empresa tiene que dar por escrito a cada persona trabajadora sobre su relación laboral.

No significa que haya que rehacer los contratos de toda la plantilla. Sí obliga a revisar cómo se contrata, qué modelo de contrato se usa y qué documentación se entrega, y a hacerlo antes de que el trabajador empiece, no dos meses después como hasta ahora. Te lo contamos con la norma delante.

¿Cuándo entra en vigor el Real Decreto 723/2026?

La norma se publicó en el BOE del 15 de septiembre de 2026 y su disposición final cuarta fija la entrada en vigor a los veinte días: el lunes 5 de octubre de 2026. Desde ese día las nuevas obligaciones son exigibles, haya o no modelo oficial (más abajo lo explicamos).

¿A quién afecta? A todas las empresas y personas trabajadoras incluidas en el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores, con tres matices:

• La información general del capítulo II, que es lo que interesa a la mayoría, solo se aplica a las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas.
• Los pescadores y la gente de mar tienen capítulos propios (III y IV), con un contenido mínimo del contrato aún más detallado, y se les aplica sea cual sea la duración del contrato. En Vigo no es un detalle menor.
• Las relaciones laborales especiales se rigen por su normativa, y el personal empleado público por la suya, con las peculiaridades que esta establezca.

Un apunte de contexto: el plazo para transponer la Directiva venció el 1 de agosto de 2022. Gran parte de lo que exige ya estaba en nuestro ordenamiento (contrato escrito, copia básica, información a la representación legal), y por eso el Gobierno ha optado por completar lo que faltaba mediante un real decreto en vez de tocar el Estatuto.

¿Hay que hacer un contrato nuevo?

No necesariamente. El artículo 3 dice que la obligación se entiende cumplida cuando la información ya figura en el contrato de trabajo escrito que tiene el trabajador. Si el contrato solo recoge una parte, la empresa debe facilitar el resto por escrito, en uno o varios documentos (artículo 6.1).

En la práctica, lo previsible es que la mayoría de las empresas mantengan sus modelos de contrato y los acompañen de un anexo o documento informativo de condiciones de trabajo que complete lo que falta: convenio con su código, mutua, plan de igualdad, protocolo de acoso, sistemas automatizados, procedimiento de extinción… Es lo que estamos preparando en el despacho.

A la plantilla que ya está contratada no hay que enviarle nada de oficio; lo vemos en su apartado.

Qué información tiene que recibir cada trabajador

El artículo 3.2 fija el contenido mínimo. Comparado con la lista de 1998, crece en casi todos los apartados y añade varios nuevos. Deben constar, al menos:

• Las partes y las fechas: identidad de empresa y trabajador, fecha de inicio y, en los contratos temporales, fecha de fin o duración previsible.
• Dónde se trabaja: domicilio social de la empresa y, si es distinto, el centro de trabajo habitual; en trabajo a distancia, el centro al que queda adscrito el trabajador. Si presta servicios en varios centros, en centros móviles o itinerantes, o puede elegir libremente dónde trabaja, hay que decirlo.
• Qué se hace: contenido de la prestación, categoría o grupo profesional y una descripción resumida del puesto que permita conocer con precisión el trabajo.
• En los temporales, la causa: identificación precisa de la causa habilitante, las circunstancias concretas que la justifican y su conexión con la duración prevista.
• Salario: salario base y cada complemento salarial por separado, con su periodicidad y método de pago. Si hay conceptos variables, el modo de cálculo y los criterios que determinan su percepción.
• Tiempo de trabajo: duración y distribución de la jornada ordinaria diaria, semanal y anual, indicando si toda o parte es nocturna o a turnos; supuestos y procedimientos para modificar la jornada y los cambios de turno; acuerdos sobre horas extraordinarias y su retribución; duración de las vacaciones y cómo se fija su disfrute. Si hay distribución irregular, el sistema, las horas y días de referencia en los que la empresa puede exigir la prestación y los preavisos mínimos de inicio y de cancelación. En los fijos-discontinuos, los periodos de actividad e inactividad o su estimación.
• Periodo de prueba: duración concreta y condiciones, incluidas las obligaciones de cada parte sobre las experiencias objeto de la prueba.
• Formación: el derecho a la formación que proporciona la empresa.
• Trabajadores de ETT: identidad de la empresa usuaria y causa de cada contrato de puesta a disposición.
• Sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones (tiene apartado propio).
• Igualdad: plan de igualdad aplicable, política de conciliación si existe y mejora la ley, protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo y medidas planificadas LGTBI, si se dispone de ellas (también con apartado propio).
• Extinción del contrato: procedimiento, requisitos formales y plazos de preaviso de una y otra parte o, si no puede darse el dato, cómo se determinan.
• Convenio colectivo: datos que identifiquen cada convenio aplicable, con su código, la fecha de publicación en el boletín oficial, su periodo de vigencia y, si procede, su situación de ultraactividad.
• Seguridad Social: entidad gestora o mutua elegida para cada contingencia, colaboración directa de la empresa si la hay, mejoras voluntarias de la acción protectora y planes o fondos de pensiones promovidos para la plantilla, con sus aportaciones.
• Cambios previstos: supuestos en los que podrían modificarse la prestación, la categoría, el salario o la jornada, y los procedimientos que habría que seguir.

Para varios apartados (salario base, jornada y turnos, horas extraordinarias, vacaciones, periodo de prueba, formación, extinción y Seguridad Social) el artículo 3.3 permite cumplir con una remisión precisa a la ley, al reglamento o al convenio que los regule, siempre que la referencia identifique claramente la disposición aplicable. Otros no admiten remisión y hay que explicarlos: la causa del contrato temporal, el cálculo de la retribución variable, la distribución irregular, los sistemas automatizados o los datos del convenio.

Contratos temporales: la causa, con nombre y apellidos

Es uno de los puntos con más consecuencias. El documento tiene que identificar de forma precisa la causa que habilita la contratación temporal, las circunstancias concretas que la justifican y su conexión con la duración prevista. No vale una referencia genérica a «circunstancias de la producción» o a «necesidades temporales».

La exigencia va en línea con la causalidad que impuso la reforma laboral en el artículo 15 del Estatuto de los Trabajadores, y conviene tomársela en serio: un contrato temporal cuya causa no se sostiene puede acabar declarado indefinido. Lo que hasta ahora se discutía en un juicio con el contrato en la mano, a partir de octubre estará escrito y firmado desde el primer día.

Retribución variable: cómo se calcula y cuándo se cobra

Si una parte del salario depende de objetivos, comisiones, productividad, primas o cualquier otro parámetro, hay que informar del modo de cálculo y de los criterios que determinan el derecho a cobrarla. Muchas empresas aplican incentivos «de palabra», con reglas que cambian cada trimestre o que solo conoce quien los liquida. A partir de octubre esas reglas tienen que estar escritas y en poder del trabajador, y cada cambio comunicado, como veremos, el mismo día en que surta efecto.

Jornada, turnos y distribución irregular

La información sobre tiempo de trabajo también crece. Además de la duración y la distribución de la jornada ordinaria diaria, semanal y anual, hay que indicar si se trabaja de noche o a turnos, cómo se modifica la jornada o se cambian los turnos, qué acuerdos hay sobre horas extraordinarias y cómo se fijan las vacaciones.

Cuando la empresa usa distribución irregular de la jornada (la bolsa de horas del convenio, por ejemplo), debe explicar el sistema, las horas y los días de referencia en los que puede exigir la prestación y los preavisos mínimos antes de empezar una tarea y antes de cancelarla. Y en los fijos-discontinuos, los periodos de actividad e inactividad o una estimación, sin perjuicio de que se concreten en el llamamiento.

Todo esto enlaza con el registro de jornada: lo que se informe aquí es lo que después tendrá que cuadrar con lo que se ficha.

Algoritmos y sistemas automatizados: también hay que informar

Es la novedad que más titulares se ha llevado, y conviene leerla bien porque tiene dos niveles:

• Primero, hay que informar de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones.
• Segundo, cuando esos sistemas se usen para determinar, fijar, variar o modificar condiciones de trabajo, hay que facilitar además sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. La norma cita como ejemplos la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, la determinación de los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo y la extinción del contrato.

No es del todo nuevo: desde la «ley rider» de 2021, el artículo 64.4.d) del Estatuto obliga a informar a la representación legal de la plantilla sobre los algoritmos que inciden en las condiciones de trabajo. Lo nuevo es que ahora la información se debe a cada persona trabajadora, con o sin comité, y el preámbulo del real decreto la ancla en el Reglamento europeo de Inteligencia Artificial.

En la práctica obliga a mirar no solo los contratos, sino las herramientas: el programa que genera los cuadrantes de turnos, el que reparte rutas o tareas, el que puntúa el rendimiento y de cuya nota sale el bonus, el que preselecciona candidatos. No todo programa informático genera la obligación: una hoja de cálculo de nóminas no decide nada. Lo relevante es que exista un sistema automatizado que intervenga en decisiones laborales de las que enumera la norma.

Igualdad, conciliación, acoso y medidas LGTBI

La información debe identificar el plan de igualdad aplicable a la empresa (obligatorio a partir de 50 personas en plantilla), la política de conciliación cuando exista y mejore o desarrolle los mínimos legales, el protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo, que toda empresa debe tener con independencia de su tamaño, y el conjunto planificado de medidas LGTBI cuando se disponga de él (es obligatorio en empresas de más de 50 personas).

Estas obligaciones remiten a normas que ya estaban en vigor: la Ley Orgánica 3/2007 de igualdad, el Real Decreto 901/2020 de planes de igualdad, la Ley 4/2023 y el Real Decreto 1026/2024 de medidas LGTBI. Si tu empresa no tiene el protocolo de acoso, el problema no es el documento informativo: es que ya estabas incumpliendo.

¿Cuándo se entrega? Antes del primer día

Este es el cambio práctico más importante. El Real Decreto 1659/1998 daba dos meses desde el inicio de la relación laboral para facilitar la información general. Desde el 5 de octubre, el artículo 7.1 del RD 723/2026 exige entregarla con carácter previo al inicio de la relación laboral. La Directiva permitía hasta siete días naturales para lo esencial y un mes para el resto; España ha optado por ser más estricta.

En la práctica, la empresa tiene que comprobar, antes de la incorporación efectiva, que el trabajador dispone del contrato y de toda la información adicional. Lo razonable es que el documento se firme o se entregue con acuse en el mismo momento del contrato, junto con el alta en la Seguridad Social, que ya se hace antes de empezar.

Si cambian las condiciones: por escrito y ese mismo día

El deber de información no acaba al contratar. Cualquier modificación de los elementos informados hay que comunicarla por escrito, lo antes posible y a más tardar el día en que surta efecto (artículos 5 y 7.3). Un cambio de turno estable, una subida de salario, un nuevo sistema de incentivos, un traslado de centro o un cambio de mutua entran aquí.

Hay una excepción: si la información se dio válidamente por remisión a una norma o a un convenio y lo que cambia es esa norma o ese convenio, no hace falta comunicar nada.

¿Y la plantilla que ya está contratada?

No hay que entregar un documento nuevo a todo el mundo el 5 de octubre. La disposición transitoria única dice que, en las relaciones laborales vigentes en esa fecha, el trabajador puede solicitar la información que no tenga ya en su poder y la empresa dispone de 30 días hábiles desde que recibe la solicitud para facilitarla. Lo mismo vale para las modificaciones anteriores a la entrada en vigor que no se le hubieran comunicado.

Las modificaciones que se produzcan después del 5 de octubre sí se comunican conforme al nuevo régimen, a toda la plantilla, antigua o nueva.

Nuestro consejo: aunque nadie lo pida, ten preparado el documento para los perfiles habituales de tu empresa. Si lo solicita media plantilla a la vez, o lo pide el comité, treinta días hábiles se pasan rápido.

¿Se puede entregar por medios electrónicos?

Sí. El artículo 6.2 admite el papel y el formato electrónico, con tres condiciones: que sea accesible para el trabajador, que se pueda almacenar e imprimir y que la empresa conserve la prueba de la transmisión o de la recepción.

Por eso conviene revisar cómo se firman y se entregan hoy los documentos: firma electrónica, portal del empleado, correo con acuse de recibo. No basta con tener el contrato en la carpeta del trabajador: hay que poder acreditar que se le puso a disposición, y cuándo. La norma no prevé ningún registro ni comunicación a la Administración: es un documento entre la empresa y el trabajador, y la prueba de entrega es de la empresa.

El SEPE publicará un modelo oficial (pero no hay que esperarlo)

La disposición adicional primera encarga al Ministerio de Trabajo, a través del SEPE, publicar en su web un modelo de documento informativo en un plazo máximo de veinte días desde la publicación en el BOE, es decir, como tarde el propio 5 de octubre. También habrá modelos de contrato para pescadores y gente de mar, en español y en inglés.

La misma disposición aclara que la publicación del modelo no condiciona la exigibilidad de las obligaciones: nadie podrá justificar el incumplimiento diciendo que todavía no había modelo. Hasta que salga, vale cualquier documento adecuado que recoja la información exigida y permita acreditar la entrega.

Sanciones por incumplir

No informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución, en los términos y plazos reglamentarios, es infracción leve según el artículo 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Con el artículo 40.1.a), la multa va de 70 a 750 euros:

• Grado mínimo: 70 a 150 €.
• Grado medio: 151 a 370 €.
• Grado máximo: 371 a 750 €.

Qué hacer antes del 5 de octubre

• Revisa tus modelos de contrato y marca qué apartados del artículo 3 ya cubren y cuáles no. Lo que falte va a un anexo informativo.
• Reúne los datos fijos de tu empresa: código y fecha de publicación del convenio, mutua para cada contingencia, mejoras voluntarias, plan de pensiones, plan de igualdad, protocolo de acoso y medidas LGTBI si las hay. Son iguales para toda la plantilla y se escriben una vez.
• Pon por escrito la retribución variable: fórmula, objetivos, cuándo se devenga y cuándo se paga.
• Redacta bien la causa de cada contrato temporal que firmes a partir de ahora.
• Describe la jornada de cada puesto: turnos, distribución irregular, preavisos, vacaciones.
• Inventaría las herramientas de recursos humanos y planificación que decidan o ayuden a decidir turnos, tareas, incentivos o evaluaciones.
• Fija el circuito de entrega: quién prepara el documento, cómo se firma y dónde queda la prueba, antes del primer día de trabajo y antes de que un cambio surta efecto.
• Prepara la respuesta para quien ya está en plantilla y lo solicite, dentro de los 30 días hábiles.

En ESECE estamos adaptando los procesos y la documentación laboral de nuestros clientes a las nuevas exigencias del Real Decreto 723/2026, para que las contrataciones que se firmen desde el 5 de octubre de 2026 salgan conforme a la norma vigente desde el primer día.

Normativa de referencia: Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre (BOE de 15 de septiembre de 2026); artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores; artículos 6.4 y 40.1.a) del Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS); Directiva (UE) 2019/1152; Real Decreto 1659/1998, de 24 de julio (derogado desde el 5 de octubre de 2026).