Si emites facturas con un programa informático, una hoja Excel con macros incluida, Verifactu te afecta. Y aunque el Gobierno aplazó su entrada en vigor un año, el calendario ya está cerrado: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos. Quedan meses, no años, y el cambio no consiste solo en comprar un programa nuevo.
En este artículo te explicamos, sin tecnicismos innecesarios, qué es Verifactu, cómo funciona por dentro, si estás obligado, qué va a cambiar en tu día a día y qué deberías estar haciendo ahora mismo.
Qué es Verifactu, explicado de forma sencilla
Hasta ahora Hacienda regulaba qué tenía que contener una factura (los datos del Reglamento de facturación), pero no cómo se fabricaba. Cualquier programa, plantilla de Word o Excel servía. Y eso permitía algo que la Agencia Tributaria lleva años persiguiendo: el llamado software de doble uso, programas que permiten emitir facturas y luego borrarlas, modificarlas o llevar una contabilidad paralela sin dejar rastro.
Verifactu es la respuesta a eso. Es el nombre popular del Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado técnicamente por la Orden HAC/1177/2024. Nace de la Ley Antifraude (Ley 11/2021), que añadió a la Ley General Tributaria (artículo 29.2.j) la obligación de que los programas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Cómo funciona paso a paso: qué pasa cuando emites una factura
Esto es lo que hará tu programa cada vez que emitas una factura bajo Verifactu. Tú no notarás casi nada; todo ocurre por debajo.
1. Rellenas la factura como siempre
Cliente, concepto, base, IVA, total. Nada cambia en lo que tú ves.
2. El programa genera un «registro de facturación»
Además de la factura en sí, el sistema crea automáticamente un registro con los datos esenciales: tu NIF, número y serie de factura, fecha, tipo de factura, base imponible, tipos de IVA, cuota y total, NIF del destinatario (cuando proceda) y la fecha y hora exacta de emisión.
3. Calcula una huella digital y la encadena con la anterior
El programa aplica un algoritmo (SHA-256) a ese registro y obtiene una huella: una cadena de caracteres única para esa factura. Y aquí está la clave: para calcularla usa también la huella de la factura anterior. Cada factura queda así encadenada con la previa, como los eslabones de una cadena.
Consecuencia práctica: si alguien borra o modifica una factura intermedia, la huella de todas las siguientes deja de cuadrar. La manipulación se detecta al instante. Es el mismo principio que usa la tecnología blockchain.
4. Añade el código QR a la factura
Toda factura llevará impreso un código QR (de 30 a 40 mm de lado) con un enlace a la sede electrónica de la AEAT. Quien lo escanee, tu cliente o un inspector, podrá comprobar que la factura existe y que sus datos coinciden. Si has optado por enviar los registros a Hacienda, la factura llevará además la leyenda «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
5. Envía el registro a Hacienda (si has elegido esa modalidad)
Si trabajas en modalidad Verifactu, el programa remite el registro a la Agencia Tributaria en el mismo momento de emitir la factura, de forma automática y por internet. Hacienda tendrá tu factura antes de que la reciba el cliente. Si trabajas en modalidad no Verifactu, el registro se queda en tu sistema firmado electrónicamente (ver más abajo).
6. Si hay que anular o corregir, también queda registrado
No se puede borrar. Si anulas una factura, el programa genera un registro de anulación, también encadenado y también enviado a Hacienda en su caso. Si hay que corregir un importe o un dato, se emite una factura rectificativa vinculada a la original. Todo deja rastro.
7. El registro de eventos: la caja negra del programa
El sistema anota además determinados eventos técnicos: arranques y paradas del programa, detección de anomalías en la cadena, exportaciones de datos, restauraciones de copias de seguridad… Es una especie de caja negra que permite reconstruir qué ha pasado con el sistema. En modalidad Verifactu esta obligación se elimina, porque Hacienda ya tiene los datos.
8. Conservación
Todos los registros deben conservarse, legibles y accesibles, durante el plazo de prescripción tributaria (cuatro años, ampliables en determinados supuestos) y estar disponibles para su exportación a Hacienda en el formato exigido si los requiere.
Las dos modalidades: Verifactu o «no Verifactu»
El reglamento permite dos formas de cumplir. Las dos son legales; la diferencia está en dónde viven los registros y en la carga técnica.
| Aspecto | Modalidad VERI*FACTU | Modalidad no Verifactu |
|---|---|---|
| Los registros se envían a la AEAT | Sí, en el momento de emitir la factura | No, solo si los requiere |
| Firma electrónica de cada registro | No hace falta | Obligatoria |
| Registro de eventos | No hace falta | Obligatorio |
| Leyenda en la factura | «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» | Solo el QR |
| Permanencia | Una vez que empiezas, hasta final de ese año natural | Libre |
| Complejidad y coste del software | Menor | Mayor |
Para la mayoría de pymes y autónomos la modalidad Verifactu será la más práctica y la que ofrecerán por defecto los programas. Además, la Agencia Tributaria pone a disposición una aplicación gratuita de facturación pensada para autónomos y negocios con poco volumen.
Los plazos definitivos
El Real Decreto-ley 15/2025 amplió un año los plazos iniciales. El calendario vigente es:
| Contribuyente | Fecha límite |
|---|---|
| Sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Autónomos, profesionales, comunidades de bienes, herencias yacentes y no residentes con establecimiento permanente | 1 de julio de 2027 |
Ojo con lo que encuentres en internet: cualquier referencia a «Verifactu 2026» corresponde al calendario antiguo y ya no está en vigor.
Para los fabricantes de software la obligación ya rige desde el 29 de julio de 2025: cualquier programa que se comercialice desde entonces debe cumplir el reglamento y acompañarse de una declaración responsable del desarrollador.
¿Estoy obligado?
Con carácter general, sí, si eres empresario o profesional, tributas en territorio común y utilizas un sistema informático para emitir facturas. La propia Agencia Tributaria lo resume con la regla de los cuatro NO: estás dentro salvo que:
- NO estés en el Suministro Inmediato de Información (SII), obligatorio o voluntario.
- NO tributes en un territorio foral (País Vasco y Navarra tienen sus propios sistemas: TicketBAI y Batuz).
- NO tengas obligación de facturar por las operaciones que realizas (por ejemplo, determinadas actividades del régimen de recargo de equivalencia o del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, en los términos del artículo 3 del Reglamento de facturación).
- NO lleves tus registros directamente en la sede electrónica de la AEAT.
Qué implica para tu negocio, en la práctica
Más allá de la técnica, esto es lo que va a cambiar en tu día a día:
Se acabó «borrar y volver a hacer». Una vez emitida, una factura no se puede modificar ni eliminar. Los errores se corrigen con factura rectificativa. Quien tenga costumbre de rehacer facturas o cambiar fechas a final de trimestre tendrá que cambiar de hábitos.
Adiós a las plantillas caseras. Word, Excel sin adaptar, programas antiguos sin actualizar o desarrollos propios dejan de ser válidos para emitir facturas.
Tu proveedor de software tiene que garantizarlo. El programa debe venir con una declaración responsable del fabricante que certifique que cumple el reglamento. Si no te la dan, no lo uses.
Hacienda tendrá tus facturas emitidas en tiempo real. Si eliges la modalidad Verifactu, la AEAT conocerá tus ingresos antes que tu propia asesoría. Las declaraciones de IVA e IRPF se cruzarán automáticamente con esos datos. Cualquier descuadre saltará.
Tus clientes podrán verificar tus facturas. El QR permite a cualquiera comprobar en la sede de la AEAT que la factura es real. Es una garantía para ellos y también una fuente de información para Hacienda.
La facturación y la contabilidad tienen que ir de la mano. Si tus facturas ya están en Hacienda, tu asesor debe trabajar con esa misma información. Pasar facturas en papel, por foto o al final del trimestre deja de tener sentido.
Sanciones por incumplir
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece:
| Quién | Infracción | Sanción |
|---|---|---|
| Usuario | Tener un software no adaptado, o haberlo alterado | 50.000 euros por ejercicio |
| Fabricante o comercializador | Software no conforme con el reglamento | 150.000 euros por ejercicio y por tipo de sistema |
Y no olvides que usar un programa que permita facturas «en B» o llevar una doble contabilidad sigue siendo, además, una infracción tributaria grave con las consecuencias de siempre.
Cómo adaptarte, paso a paso, antes de fin de año
- Identifica cómo facturas hoy. Programa de gestión, TPV, plataforma online, Excel, aplicación del móvil… Cada caso tiene una solución distinta, y puede que tengas varios sistemas a la vez (una tienda física y una web, por ejemplo). Todos deben cumplir.
- Pregunta a tu proveedor si su software está adaptado a Verifactu y pide la declaración responsable por escrito. Si te da largas, es una mala señal.
- Decide la modalidad. Para la mayoría, Verifactu (envío a la AEAT). Valóralo con tu asesor según tu volumen, tu forma de trabajar y tu conexión a internet.
- Revisa tus procesos internos. Quién emite facturas, cómo se numeran, cómo se corrigen los errores, cómo se archivan. Con Verifactu un error de numeración o una factura duplicada ya no se arregla borrando.
- Forma a quien factura. Tu personal debe entender que cada factura emitida es definitiva.
- Coordínalo con tu asesoría. Es el momento de integrar facturación y contabilidad y de dejar de pasar facturas a mano.
- Prueba antes del plazo. La AEAT admite envíos voluntarios ya. Empezar en noviembre y detectar problemas en un mes tranquilo es mucho mejor que empezar el 2 de enero con la campaña de Navidad cerrada.
Si eres sociedad, tienes hasta el 31 de diciembre de 2026. Ese último trimestre suele ser el peor momento para cambiar de programa: cierre de ejercicio, campañas de Navidad, vacaciones de proveedores. Adelántalo.
¿Necesitas ayuda para adaptarte?
En ESECE llevamos la fiscalidad, la contabilidad y la facturación de más de mil empresas y autónomos en Vigo y toda Galicia. Podemos revisar tu sistema actual, decirte si cumple, ayudarte a elegir el programa adecuado y dejar tu facturación integrada con tu contabilidad antes de que llegue el plazo.
Pide una revisión de tu facturación sin compromiso. Escríbenos por la consulta gratuita o llámanos al 986 205 413 y te decimos exactamente qué tienes que cambiar.
Normativa de referencia: art. 29.2.j) y 201 bis Ley 58/2003, General Tributaria; Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre; Real Decreto 254/2025, de 1 de abril; Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (convalidado por Resolución del Congreso de 11 de diciembre de 2025).